Tổ chức sự kiện hội thảo là công việc thường gặp nhất với các chuyên gia sự kiện. Tổ chức hội thảo đòi hỏi phải trải qua nhiều hạng mục chuẩn bị và kế hoạch triển khai tinh tế để hội thảo diễn ra suôn sẻ và chính xác.
Để tổ chức thành công một buổi hội nghị hội thảo, ban tổ chức cần có một sự chuẩn bị chu đáo để tránh mọi rủi ro xảy đến trong quá trình thực hiện chương trình. Cách thức tổ chức một buổi hội thảo chuyên nghiệp bao gồm các bước cụ thể như sau:
Bước 1: Xác định chủ đề tổ chức sự kiện hội thảo
Chủ đề của buổi hội thảo sẽ có ảnh hưởng lớn đến cách tổ chức sự kiện. Vậy nên trước khi lên kế hoạch, bạn cần trao đổi cụ thể với khách hàng để nắm được chủ đề, ý tưởng của sự kiện, từ đó các cách sắp xếp, bố trí cho hợp lý.
Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức sự kiện hội thảo
Kế hoạch tổ chức hội thảo bao gồm:
- Mục đích, mục tiêu cần đạt được của buổi hội thảo
- Nội dung chính của hội thảo
- Địa điểm, thời gian tổ chức hội thảo
- Kinh phí dự trù cho việc tổ chức hội thảo
- Đơn vị tổ chức hội thảo
- Lên danh sách khách mời
- Chương trình của hội thảo
Bước 3: Chuẩn bị cho sự kiện tổ chức hội thảo
Chuẩn bị cho hội thảo gồm:
- Chuẩn bị không gian tổ chức hội thảo và đảm bảo đầy đủ trang thiết bị
- Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm như teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón
- Truyền thông cho sự kiện
- In ấn tài liệu
- Phát thư mời cho khách mời
Bước 4: Tổ chức sự kiện hội thảo
- Đón tiếp khách mời và người tham dự hội thảo
- Điều phối hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản sự kiện
Bước 5: Kết thúc chương trình hội thảo
- Tặng quà lưu niệm cho khách mời và người tham dự
- Ghi biên bản hội thảo
- Thông báo kết luận của hội thảo
- Xử lý thông tin hội thảo
- Đánh giá nội dung hội thảo
- Kiến nghị các tổ chức, đơn vị dự hội thảo về nội dung thảo luận
Bước 6: Đánh giá hiệu quả hội thảo
- Thực tế số người tham dự và ý kiến của khách hàng
- Kết quả hoạt động truyền thông
Sau khi nắm rõ các bước tổ chức sự kiện hội thảo, bạn đã có thể bắt tay vào các công đoạn chuẩn bị cũng như tổ chức một cách dễ dàng. Mọi thắc mắc xin liên hệ với Truyền Thông Thành Phố qua số hotline 0702 023 123 để được tư vấn miễn phí.
